ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชี ไม่ใช่คนเดียวกัน

เจ้าของบริษัทใหม่หลายคนคิดว่าจ้างสำนักงานบัญชีที่หนึ่งแล้วจบทุกเรื่อง ความจริงคือบริษัทต้องมีคนสองบทบาท และกฎหมายกำหนดว่าคนที่ทำหน้าที่หนึ่งไม่ควรทำหน้าที่อีกอย่างในบริษัทเดียวกันเพราะต้องตรวจสอบกันเอง

ผู้ทำบัญชีคือคนที่ทำงานกับเราทุกเดือน หน้าที่ของเขาคือบันทึกรายการรับจ่ายทั้งหมด จัดทำและยื่นแบบภาษีรายเดือน ปิดบัญชีและจัดทำงบการเงิน รวมถึงเตือนเรื่องกำหนดเวลาต่างๆ เขาเป็นคนที่เราคุยด้วยบ่อยที่สุดและเป็นคนที่ควรถามทุกครั้งที่ไม่แน่ใจเรื่องเอกสารหรือภาษี ส่วนผู้สอบบัญชีคือคนที่มาปีละครั้งตอนสิ้นรอบบัญชี หน้าที่ของเขาคือตรวจสอบว่างบการเงินถูกต้องตามมาตรฐาน แสดงความเห็นต่องบการเงิน และลงลายมือชื่อรับรอง ซึ่งงบการเงินที่ไม่มีผู้สอบบัญชีรับรองจะยื่นไม่ได้ เขาจึงเป็นคนที่ขาดไม่ได้ไม่ว่าบริษัทจะเล็กแค่ไหน

เหตุผลที่ต้องแยกกันเพราะหน้าที่ของผู้สอบบัญชีคือตรวจงานที่ผู้ทำบัญชีทำ ถ้าเป็นคนเดียวกันหรืออยู่ในความควบคุมเดียวกันการตรวจสอบก็ไม่มีความหมาย สำนักงานบัญชีหลายแห่งมีบริการทั้งสองอย่างแต่จะใช้ผู้สอบบัญชีที่เป็นอิสระจากทีมที่ทำบัญชี ซึ่งเป็นเรื่องปกติที่ทำกันทั่วไป

ก่อนจ้างควรถามผู้ทำบัญชีห้าข้อ คือค่าบริการรายเดือนรวมอะไรบ้างและยื่นแบบให้ครบทุกตัวไหม ค่าปิดงบสิ้นปีรวมอยู่ในรายเดือนหรือคิดแยก ค่าผู้สอบบัญชีรวมอยู่ด้วยไหม ต้องส่งเอกสารให้ภายในวันที่เท่าไหร่ของแต่ละเดือน และถ้ามีคำถามระหว่างเดือนจะติดต่อทางไหน คำถามข้อที่สามสำคัญที่สุดและเป็นจุดที่คนเข้าใจผิดบ่อย เพราะหลายคนคิดว่าค่าบริการรายเดือนครอบคลุมทุกอย่างแล้ว จนได้ใบแจ้งหนี้ค่าสอบบัญชีตอนสิ้นปี

การจ้างมืออาชีพไม่ได้แปลว่าเราไม่ต้องทำอะไร งานที่ยังเป็นของเราคือส่งเอกสารให้ครบและตรงเวลา บอกความจริงเกี่ยวกับรายการที่เกิดขึ้น อ่านงบการเงินและถามเมื่อไม่เข้าใจ และตัดสินใจเรื่องต่างๆ ที่เขาเสนอทางเลือกมา เพราะผู้ทำบัญชีทำงานจากข้อมูลที่เราให้ ถ้าข้อมูลไม่ครบผลลัพธ์ก็ไม่ครบ และความรับผิดชอบสุดท้ายอยู่ที่กรรมการบริษัทเสมอ