สินค้าในบัญชีมีเยอะ แต่ในโกดังไม่มี ปัญหาที่ซ่อนอยู่

ธุรกิจที่ขายสินค้าจะมีรายการสินค้าคงเหลือในงบการเงิน ซึ่งควรใกล้เคียงกับของที่มีอยู่จริงในโกดัง แต่หลายบริษัทตัวเลขนี้เพิ่มขึ้นทุกปีทั้งที่เดินไปดูในโกดังแล้วของไม่ได้เพิ่มขึ้นเลย

สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือซื้อของเข้ามาแล้วบันทึก แต่ขายออกไปแล้วไม่ได้บันทึกรายได้ ในทางบัญชีเมื่อของเข้ามาแต่ไม่มีรายการขายออก ระบบก็จะเข้าใจว่าของยังอยู่ ตัวเลขจึงค้างสะสมเพิ่มขึ้นทุกปีทั้งที่ของจริงถูกขายไปหมดแล้ว นอกจากนี้ยังมีสาเหตุอื่นที่เป็นไปได้ เช่นของเสียหายหรือหมดอายุแล้วไม่ได้ตัดออกจากบัญชี ของหายหรือถูกขโมยแล้วไม่ได้บันทึก นับสต็อกผิดตั้งแต่ต้น หรือเอาของไปใช้ส่วนตัวแล้วไม่ได้บันทึก

เหตุผลที่มันเป็นปัญหามีสามข้อ ข้อแรกคือมันเห็นได้ง่ายจากงบการเงิน เพราะเป็นตัวเลขที่โตผิดปกติเมื่อเทียบกับยอดขาย ถ้าขายเท่าเดิมทุกปีแต่สต็อกโตขึ้นทุกปีก็เป็นเรื่องที่ต้องอธิบาย ข้อที่สองคือกำไรในงบจะสูงกว่าความจริงเพราะต้นทุนขายถูกบันทึกน้อยกว่าที่ควร ผลคือเสียภาษีมากกว่าที่ควรเสียในระยะสั้นแล้วมีปัญหาสะสมในระยะยาว ส่วนข้อที่สามคือเราเองก็บริหารสต็อกไม่ได้ เพราะตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจสั่งซื้อไม่ตรงกับความจริง

วิธีตรวจสอบที่ทำได้เลยคือนับของจริงอย่างน้อยปีละครั้งก่อนสิ้นรอบบัญชีแล้วเทียบกับตัวเลขในระบบ ถ้าต่างกันมากอย่าเพิ่งตกใจและอย่าปล่อยผ่าน ให้หาสาเหตุว่าต่างเพราะอะไรแล้วคุยกับผู้ทำบัญชีว่าจะปรับปรุงรายการอย่างไรให้ถูกต้อง การนับสต็อกควรมีเอกสารประกอบที่ระบุวันที่นับ ใครนับ และนับได้เท่าไหร่ เพราะเป็นหลักฐานสำคัญเวลาต้องอธิบายส่วนต่าง

สำหรับธุรกิจบริการที่ไม่มีสินค้าคงเหลือ ก็มีรายการที่ทำหน้าที่คล้ายกันซึ่งควรดูเช่นกัน เช่นงานที่ทำเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้วางบิล หรือเงินที่ลูกค้าค้างชำระ หลักการเดียวกันคือตัวเลขในบัญชีควรอธิบายได้ด้วยของจริง ถ้าอธิบายไม่ได้ต้องหาสาเหตุก่อนที่มันจะสะสมจนแก้ยาก เพราะตัวเลขในงบการเงินไม่ได้อยู่แยกกันแต่เชื่อมโยงกันทั้งหมด การบันทึกไม่ครบในจุดหนึ่งจะไปโผล่เป็นความผิดปกติในอีกจุดหนึ่งเสมอ และมักโผล่ในที่ที่เรามองไม่เห็นแต่คนอ่านงบเป็นมองเห็นทันที