เลือกร้านที่ออกเอกสารได้ เรื่องที่ต้องคิดก่อนกดสั่งซื้อ

ตอนเป็นบุคคลธรรมดาเราเลือกร้านจากราคาและความสะดวก แต่พอเป็นบริษัทแล้วต้องเพิ่มอีกข้อหนึ่งคือร้านนี้ออกเอกสารให้เราได้หรือไม่ เพราะมันมีผลกับต้นทุนจริงที่เราจ่าย

ราคาที่เห็นบนป้ายไม่ใช่ราคาจริงเสมอไป ลองสมมติซื้อของชิ้นเดียวกันจากสองร้าน ร้านแรกราคาหนึ่งหมื่นบาทแต่ไม่มีเอกสาร ส่วนร้านที่สองราคาหนึ่งหมื่นเจ็ดร้อยบาทและออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ เมื่อดูแค่ตัวเลขร้านแรกถูกกว่าเจ็ดร้อยบาท แต่ของจากร้านที่สองเอามาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ และถ้าจดภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วยังหักภาษีซื้อได้อีก ส่วนของร้านแรกหักอะไรไม่ได้เลย เมื่อคิดผลทางภาษีเข้าไปด้วยร้านที่สองจึงมักถูกกว่าจริงทั้งที่ตัวเลขบนป้ายสูงกว่า

แต่ไม่ใช่ทุกกรณีจะเป็นแบบนี้ ถ้าส่วนต่างราคาสูงมากอย่างเช่นร้านที่มีเอกสารแพงกว่าสามสิบเปอร์เซ็นต์ การเลือกร้านที่ถูกกว่าอาจคุ้มกว่าแม้จะไม่ได้ประโยชน์ทางภาษี หลักคือให้เทียบส่วนต่างราคากับประโยชน์ที่ได้จากเอกสารเป็นรายกรณี ไม่ใช่ยึดข้างใดข้างหนึ่งเสมอไป และถ้าไม่แน่ใจให้ถามผู้ทำบัญชีเพราะเขาคำนวณให้ได้ว่ากรณีของเราคุ้มที่ส่วนต่างเท่าไหร่

เวลาเริ่มใช้บริการเจ้าใหม่ควรถามสามข้อก่อนตกลง ข้อแรกคือออกใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามบริษัทได้ไหม ข้อที่สองคือถ้าจ่ายเงินแล้วต้องรอเอกสารกี่วัน และข้อที่สามคือราคาที่แจ้งรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วหรือยัง ข้อสุดท้ายนี้สำคัญมากและเป็นสาเหตุของการเข้าใจผิดบ่อยที่สุด เพราะบางเจ้าแจ้งราคาก่อนภาษีแล้วพอออกใบเสร็จจริงยอดสูงกว่าที่คุยกันไว้

สิ่งที่ควรทำต่อคือทำรายการร้านที่ออกเอกสารได้เก็บไว้ แยกตามประเภทของที่ซื้อบ่อยอย่างอุปกรณ์สำนักงาน วัตถุดิบ ค่าขนส่ง และค่าบริการต่างๆ เมื่อมีรายชื่อนี้แล้วการซื้อครั้งต่อไปจะเร็วขึ้นมากเพราะไม่ต้องมานั่งถามใหม่ทุกครั้งและไม่ต้องลุ้นว่าจะได้เอกสารหรือไม่

เรื่องที่มักถูกลืมคือค่าใช้จ่ายที่จ่ายผ่านแอปหรือแพลตฟอร์มต่างประเทศ เช่นค่าโฆษณาออนไลน์และค่าบริการซอฟต์แวร์รายเดือน กลุ่มนี้มีเงื่อนไขทางภาษีเฉพาะที่ต่างจากการซื้อในประเทศ ควรแจ้งผู้ทำบัญชีว่ามีรายจ่ายกลุ่มนี้อยู่ตั้งแต่เดือนแรกที่เริ่มจ่าย อย่ารอให้เขามาเจอตอนปิดงบ เพราะบางกรณีมีหน้าที่เพิ่มเติมที่ต้องทำภายในกำหนดเวลา