ลืมหักภาษี ณ ที่จ่าย จ่ายเต็มไปแล้ว ทำยังไงดี

โอนเงินไปแล้ว งานเสร็จแล้ว อีกสองสัปดาห์ต่อมาผู้ทำบัญชีถามว่ารายการนี้หักภาษี ณ ที่จ่ายหรือยัง แล้วเราถึงนึกได้ว่าลืม เรื่องนี้เกิดกับเกือบทุกบริษัทในปีแรกจึงไม่ใช่เรื่องแปลก แต่ต้องรีบจัดการเพราะยิ่งช้ายิ่งแพง

สิ่งที่ต้องเข้าใจก่อนคือการลืมหักไม่ได้ทำให้หน้าที่นำส่งภาษีหายไป บริษัทยังต้องนำส่งเงินจำนวนนั้นให้กรมสรรพากรอยู่ดี แปลว่าถ้าตามเก็บคืนจากผู้รับเงินไม่ได้ บริษัทต้องควักจ่ายเอง เท่ากับจ่ายค่าจ้างแพงกว่าที่ตกลงไว้ตั้งแต่แรก

ทางแก้ให้ไล่ตามลำดับ เริ่มจากติดต่อผู้รับเงินทันทีที่รู้ตัวแล้วอธิบายตามตรงว่าลืมหัก ขอให้เขาโอนคืนส่วนที่ต้องหัก ยิ่งติดต่อเร็วยิ่งง่ายเพราะเขายังจำรายการได้และความสัมพันธ์ยังดีอยู่ ถ้าเขายินดีคืนก็นำส่งตามปกติพร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษีให้เขาแล้วเรื่องจบ แต่ถ้าตามคืนไม่ได้ บริษัทต้องนำส่งเองและให้แจ้งผู้ทำบัญชีเพื่อบันทึกให้ถูกต้อง อย่าเงียบแล้วปล่อยผ่านเด็ดขาดเพราะการไม่นำส่งเลยหนักกว่าการนำส่งช้ามาก และถ้าเลยกำหนดยื่นไปแล้วจะมีเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามระยะเวลาที่ล่าช้า ให้ผู้ทำบัญชีคำนวณและยื่นให้เร็วที่สุด

การป้องกันไม่ให้เกิดอีกมีวิธีเดียวที่ได้ผลจริง คือตั้งกฎง่ายๆ ว่าก่อนกดโอนทุกครั้งให้หยุดถามตัวเองว่านี่คือค่าอะไร ถ้าเป็นการซื้อสินค้าปกติไม่ต้องหัก แต่ถ้าเป็นค่าบริการ ค่าจ้างทำของ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือค่าโฆษณา ให้เอะใจไว้ก่อนว่าต้องหัก อีกวิธีที่ช่วยได้มากคือเขียนไว้ในใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อตั้งแต่ต้นว่ายอดนี้จะถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์ ซึ่งได้ประโยชน์สองทางคือเราไม่ลืมเพราะเห็นอยู่ในเอกสาร และผู้รับเงินก็รู้ล่วงหน้าจึงไม่มีปัญหาตอนโอน นอกจากนี้ถ้าให้คนอื่นช่วยโอนก็ต้องบอกเขาด้วย เพราะหลายกรณีที่ลืมเกิดจากการให้ลูกน้องหรือคนในครอบครัวช่วยโอนโดยที่เขาไม่รู้ว่าต้องหัก

มองอีกมุมหนึ่ง การลืมหักหนึ่งครั้งเสียเงินไม่มาก แต่ถ้าลืมเป็นระบบทั้งปีแล้วมาเจอตอนปิดงบ ยอดรวมกับเบี้ยปรับจะสูงจนน่าตกใจ สิ่งที่ควรทำจึงเป็นการรีบเช็คย้อนหลังทันทีที่พบว่าลืมครั้งแรกว่าที่ผ่านมามีรายการอื่นที่พลาดแบบเดียวกันอีกหรือไม่ ดีกว่าไปเจอทีเดียวพร้อมกันตอนสิ้นปี