ภ.ง.ด.3 กับ ภ.ง.ด.53 ใช้ตัวไหนเมื่อไหร่

พอหักภาษี ณ ที่จ่ายแล้ว เราต้องนำส่งกรมสรรพากรผ่านแบบฟอร์ม ซึ่งมีอยู่สองแบบที่บริษัทเล็กใช้บ่อยและคนใหม่มักสับสนว่าจะเลือกตัวไหน ความจริงแล้วแยกง่ายมากเพราะทั้งสองแบบต่างกันแค่เรื่องเดียวเท่านั้น คือดูว่าเราจ่ายเงินให้ใคร ถ้าจ่ายให้บุคคลธรรมดาอย่างฟรีแลนซ์ ช่างรับเหมา หรือคนที่ให้เราเช่าที่ในนามส่วนตัว ให้ใช้ ภ.ง.ด.3 แต่ถ้าจ่ายให้นิติบุคคลอย่างบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ให้ใช้ ภ.ง.ด.53 จบแค่นั้นไม่ต้องจำอะไรมากไปกว่านี้

วิธีดูว่าคู่ค้าเป็นบุคคลหรือนิติบุคคลให้ดูจากเอกสารที่เขาออกให้เรา ถ้าใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีมีคำว่าบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัดและมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีสิบสามหลักในนามนิติบุคคล ให้ใช้ ภ.ง.ด.53 แต่ถ้าเป็นชื่อคนและใช้เลขบัตรประชาชนเป็นเลขผู้เสียภาษี ให้ใช้ ภ.ง.ด.3 ถ้าไม่แน่ใจให้ถามตรงๆ ก่อนจ่ายเงินว่าออกในนามบุคคลหรือนิติบุคคล ซึ่งเป็นคำถามปกติที่ทุกคนในวงการเข้าใจและไม่ใช่เรื่องเสียมารยาทแต่อย่างใด

เรื่องกำหนดเวลานั้น ต้องนำส่งภายในเดือนถัดจากเดือนที่จ่ายเงิน โดยวันสุดท้ายจะต่างกันระหว่างการยื่นแบบกระดาษกับการยื่นผ่านอินเทอร์เน็ตซึ่งการยื่นออนไลน์จะได้เวลาเพิ่ม ควรเช็คปฏิทินกำหนดยื่นจากเว็บกรมสรรพากรหรือถามผู้ทำบัญชี เพราะกำหนดเวลาปรับเปลี่ยนได้และบางช่วงมีการขยายเวลาเป็นกรณีพิเศษ อีกเรื่องที่ต้องจำให้ขึ้นใจคือเดือนไหนไม่มีรายการก็ยังต้องยื่นแบบเปล่าถ้าบริษัทมีหน้าที่ยื่นอยู่แล้ว การไม่ยื่นเพราะคิดว่าไม่มีอะไรจะรายงานเป็นสาเหตุของค่าปรับที่เจอบ่อยมาก และเป็นค่าปรับที่น่าเสียดายที่สุดเพราะไม่ได้เกิดจากการทำผิดอะไรเลย

สิ่งที่ควรทำให้เป็นระบบคือเก็บข้อมูลสามอย่างทุกครั้งที่จ่ายเงินและหักภาษี ได้แก่ชื่อและเลขผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน วันที่จ่ายพร้อมยอดก่อนหักและยอดที่หัก และประเภทของเงินที่จ่ายว่าเป็นค่าบริการ ค่าเช่า หรือค่าขนส่ง ถ้าเก็บครบสามอย่างนี้ตั้งแต่วันที่จ่าย การยื่นแบบจะใช้เวลาไม่ถึงสิบนาที แต่ถ้าไม่เก็บแล้วมาไล่ย้อนหลังตอนสิ้นเดือนจะเสียเวลาเป็นวันและมีโอกาสตกหล่นสูง วิธีที่ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมากที่สุดคืออย่ารอให้ผู้ทำบัญชีมาถาม แต่ส่งข้อมูลไปให้เขาทันทีที่จ่ายเงินเสร็จ